Microsoft SharePoint to oprogramowanie ułatwiające obieg informacji w firmie wielodziałowej, której pracownicy często komunikują się między sobą. Ma ono szczególne zastosowanie w przypadku przygotowania raportów lub ofert handlowych, a dodatkowo wymagana jest pomoc szerszego grona pracowników.
MS SharePoint Services oferuje usługi niezbędne do funkcjonowania pracy zespołowej. Aplikacje składowe pakietu Microsoft Office takie, jak: Excel, Word czy FrontPage zostały wyposażone w mechanizmy współpracujące z SharePoint.
MS SharePoint stanowi portal intranetowy gromadzącym dane i dokumenty firmy oraz tworzący dostępne źródło informacji dla pracowników lub zespołów projektowych. Przekazanie użytkownikom dostępu do informacji za pośrednictwem przeglądarki internetowej nie wymaga wysokich nakładów na wdrożenie oprogramowania oraz szkolenia.
Jedną z głównych zalet wdrożenia SharePoint jest możliwość współdzielenia dokumentów. Pracownicy poszczególnych działów firmy mogą centralnie składować pliki ogólnego przeznaczenia (np. szablony raportów). Jednocześnie portal pozwala na zarządzanie plikami, tworzenie, edycję, kopiowanie oraz usuwanie własnych lub wspólnych zasobów. Do wykonania tych czynności niezbędne są odpowiednie uprawnienia. Biblioteki dokumentów mogą zostać podzielone na kategorie związane z kontrahentami lub zakresami zbieranych informacji. Użytkownicy portalu bezpośrednio z poziomu witryny mogą zakładać dokumenty formatu Office. Jeśli na komputerze jest zainstalowany Word lub Excel, po wybraniu typu dokumentu zostanie uruchomiona odpowiednia aplikacja.
Portal zbudowany w technologii SharePoint daje możliwość wykorzystania list. W ich skład wchodzą takie elementy, jak: ogłoszenia, kontakty, łącza, punkty pomocy, problemy oraz zadania, a więc usługi, z których najczęściej korzystają uczestnicy zespołów.
Praca wielu użytkowników w jednym bądź kilku dokumentach sprawia, że do plików są wprowadzane zmiany. Jeśli użytkownicy chcą otrzymać informację kiedy nastąpiło uaktualnienie pliku, otrzymają odpowiedni alert. Po skonfigurowaniu alertów do zasobów, użytkownicy będą otrzymywali wiadomości e-mail o dodawaniu, zmianach lub usuwaniu plików. Alerty można przypisywać do bibliotek dokumentów, list, ankiet i dyskusji. Działanie SharePoint Services nie zależy od zewnętrznych aplikacji. Wystarczy zainstalowanie na komputerach użytkowników jednej z dostępnych przeglądarek internetowych. Wymierne korzyści przynosi jednak połączenie możliwości portalu z aplikacjami pakietu Microsoft Office. Integracja obu aplikacji jest wykonywana z poziomu witryn oraz aplikacji wchodzących w skład pakietu MS Office.
MS SharePoint może być również zintegrowany z MS Outlook. Intranetowa witryna firmy może przechowywać informacje o kontaktach lub o terminach spotkań. Dane umieszczone w portalu mogą być automatycznie synchronizowane z informacjami przechowywanymi w MS Outlook, a w celu szybkiego utworzenia listy kontaktów w portalu, dane można zaimportować z lokalnej aplikacji użytkownika.
W ramach witryn intranetowych SharePoint tworzone są repozytoria i biblioteki dokumentów, przydzielane są zadania, publikowane ogłoszenia, definiowane obszary robocze i grupy projektowe. Zasoby firmy gromadzone są w jednym miejscu, dzięki czemu obieg dokumentów, komunikacja zespołowa i zarządzanie informacją w firmie stają się bardziej uporządkowane, szybsze i tańsze. Wszystkie aplikacje z pakietu Microsoft Office System są w pełni zintegrowane z platformą SharePoint, dzięki czemu nie ma problemów z kompatybilnością, oraz nie występuje koniczność uczenia się obsługi nowego środowiska.
Jako certyfikowany dostawca oprogramowania Microsoft pomożemy w doborze i dostarczymy optymalne rozwiązania dostosowane do Państwa indywidualnych potrzeb.
Zapraszamy do kontaktu z naszymi konsultantami.
Więcej informacji o Microsoft SharePoint dostępnych jest na stronie Microsoft.
